Isoa yleisölle avointa kesätapahtumaa järjestävien kannattaa huolehtia lupa-asiat kuntoon hyvissä ajoin. Tilaisuus tai tapahtuma määritellään yleisötilaisuudeksi, kun se on avoin kenelle tahansa joko ilmaiseksi tai pääsylipun ostamalla. Tyypillisiä yleisötilaisuuksia ovat ulkona pidettävät konsertit, messut ja markkinat, urheilukilpailut, näytökset ja yleisölle suunnatut juhlat.
Poliisin mukaan suosituin tapa ilmoittaa yleisötilaisuudesta on poliisin sähköisen asioinnin kautta. Poliisin sivuilta löytyy valmis yleisötilaisuusilmoituslomake. Yleisötilaisuuden järjestäjän on myös hankittava järjestämispaikan omistajan tai haltijan suostumus paikan käyttämiseen.
Kokoontumislain mukaan yleisötilaisuudesta tulee ilmoittaa poliisille viimeistään viisi vuorokautta ennen tapahtumaa. Muilla viranomaisilla on tästä poikkeavia ja pidempiä aikarajoja. Poliisin mukaan varsinkin ensimmäistä kertaa liikkeellä olevat tapahtumajärjestäjät eivät aina tunne kaikkia sääntöjä.
Tilaisuuden järjestäjän tulee huolehtia tarvittavin järjestelyin järjestyksen ja turvallisuuden säilyminen tapahtuman aikana. Yleisötilaisuusilmoituksen liitteeksi saatetaan edellyttää turvallisuussuunnitelmaa ja/tai pelastussuunnitelma, jotka tulee toimittaa pelastusviranomaiselle viimeistään 14 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista.
Poliisin mukaan ilmoitus on syytä tehdä ainakin seuraavista tilaisuuksista:
- Suuret tapahtumat (useita satoja osallistujia)
- Yleisten paikkojen (varsinkin liikenneväylät) ulkotapahtumat
- Erityisryhmille suunnatut tilaisuudet
- Myöhäisiltaan tai yöhön kestävät tapahtumat (klo 22.00 jälkeen)
- Tapahtumassa tarvitaan järjestyksenvalvontaa tai liikenteenohjausta
- Tapahtumassa on anniskelua
- Tapahtuma vaatii pelastussuunnittelua (kyseessä yli 200 henkilön tilaisuus)
- Tilaisuudet, jotka herättävät voimakkaita tunteita (on vaarana, että tilaisuutta häiritään).
